Inspiration et astuces

Administration : check-list pour starters

01 septembre 2020

Créer sa propre société est une entreprise en soi. De nombreuses démarches administratives sont requises et vous devez remplir des formalités dont vous n'avez parfois jamais entendu parler. Vous trouverez ci-dessous une ligne du temps qui vous récapitule, dans l'ordre chronologique, ce qu'il convient de faire avant de vous lancer.

1. Établissez votre business plan

En général, lorsqu'on crée sa propre entreprise, c'est que l'on a une idée en tête depuis longtemps. Pour confronter cette idée à la réalité – et vous rendre à la banque pour obtenir un prêt – il convient de réaliser un business plan. En agissant de la sorte, vous saurez si ce magnifique rêve est réalisable. Vous n'êtes pas vraiment un(e) expert(e) en business plan ? Dans ce cas, il existe des modèles pratiques, comme ceux de la Caisse d'Assurances Sociales Xerius.

2. Choisissez un nom pour votre entreprise

Vous avez établi un business plan réaliste ? Alors il est temps de donner un nom à votre enfant. Notre feuille de route en la matière peut vous aider dans cette démarche et vous éviter bien des frustrations lors de vos recherches. Veuillez noter qu'il existe une différence entre le nom commercial de votre entreprise et son nom administratif ou officiel. Les deux peuvent être identiques, mais ce n'est pas obligatoire.

3. Enregistrez votre entreprise

Toute entreprise doit être enregistrée auprès de la BCE, la Banque Carrefour des Entreprises. Celle-ci rassemble les données de base de toutes les entreprises belges. Dès que votre structure sera officiellement enregistrée, vous recevrez votre propre numéro d'entreprise, la ‘carte d'identité de votre société’ en quelque sorte. Vous ne vous enregistrez pas vous-même, mais vous effectuez cette démarche par le biais d’un guichet d’entreprises. La Belgique compte actuellement huit guichets d'entreprises agréés, avec plus de 150 bureaux partout dans le pays. Vous choisissez votre propre guichet d'entreprise, quel que soit le lieu où se situe votre société.

4. Affiliez-vous à une Caisse d'Assurances Sociales

En tant qu'entrepreneur, vous payez des cotisations sociales. Pour ce faire, vous devez vous affilier à une Caisse d'Assurances Sociales. Celle-ci transférera vos cotisations aux autorités. Chaque trimestre, vous payez des cotisations sociales en fonction de votre chiffre d'affaires estimé. Ainsi, vous bénéficiez – en tant que travailleur indépendant – d'une protection sociale et vous avez droit à des allocations familiales, à une pension légale, au remboursement des frais médicaux et à des prestations en cas de revers. Vous exercez une activité indépendante à titre complémentaire ? Dans ces cas, vous êtes socialement protégé par votre statut de salarié. Vos cotisations sociales d'indépendant servent à aider des collègues moins bien lotis que vous. Le secrétariat social vérifie également si vous avez encore besoin d'autres autorisations, par exemple si vous devez être en règle avec la sécurité sanitaire des aliments ou si vous avez besoin d'un permis d'environnement.

5. Activez votre numéro de TVA

Votre secrétariat social transmet vos activités, votre numéro de compte, le chiffre d'affaires escompté et la réglementation en matière de TVA – optez-vous pour l'exonération de la TVA ou non ? – à l'administration de la TVA. Il vous demande également d'activer votre numéro d'entreprise. Vous pouvez effectuer cette démarche par l'intermédiaire de votre guichet d'entreprise. Attention : vous ne pouvez vraiment commencer votre activité qu'après avoir reçu votre numéro de TVA.

6. Ouvrez un compte courant pour votre activité

Il est bon d'ouvrir un compte professionnel en plus de votre compte bancaire privé. Vous aurez ainsi un aperçu pratique de tous les revenus et dépenses de votre entreprise.

7. Informez votre mutuelle

Signalez que votre statut change en présentant une attestation de votre Caisse d'Assurances Sociales. Cela vous permettra de vous assurer que vous êtes en règle avec l'assurance maladie obligatoire. Qu'est-ce que cela signifie pour vous ? Votre mutuelle vous remboursera vos frais médicaux et vous recevrez des indemnités à partir du deuxième mois d'incapacité de travail.

8. Souscrivez des assurances (supplémentaires)

En fonction de votre situation spécifique, il peut être intéressant de souscrire une ou plusieurs assurances supplémentaires. Ce genre de choses peut vous sembler prématuré, mais si vous souhaitez profiter davantage de la vie après la retraite, alors prenez une assurance pension. Avec cette assurance, vous vous bâtissez une protection sociale supplémentaire. Vous embauchez du personnel ? Alors il est préférable de souscrire une assurance contre les accidents du travail afin de protéger vos collaborateurs en cas d'accident. Vérifiez également si vous disposez d'une assurance hospitalisation. L'assurance responsabilité professionnelle est obligatoire pour certaines professions libérales, telles que les avocats, les comptables, les architectes, les experts-comptables et les médecins. Elle vous couvre contre les dommages involontaires causés par une faute professionnelle. Avec l'assurance de revenu garanti, vous pouvez combler le premier mois pour lequel vous n'avez pas encore droit à une prestation par l'intermédiaire de votre mutuelle. Il existe encore d'autres assurances spécifiques, en fonction du secteur d'activité dans lequel vous travaillez.

Avez-vous effectué toutes ces démarches administratives ? N'allez surtout croire que tout le travail est fait, car c'est maintenant votre aventure commence vraiment ! Avez-vous pensé à votre image de marque, par exemple ?