Inspiratie en tips

Administratie bij een eigen zaak: checklist voor starters

01 september 2020

Je eigen zaak starten is een onderneming op zich. Er komt heel wat administratie bij kijken, soms ook zaken waar je niet meteen in thuis bent. Hieronder vind je een goede checklist met wat je in orde moet hebben voor je kan starten.

1. Stel je businessplan op

Wie een eigen zaak wil starten, loopt vaak al lang rond met een idee. Om dit idee te toetsen aan de werkelijkheid - en bij de bank langs te gaan voor je lening - giet je het in een businessplan. Zo weet je of die mooie droom ook haalbaar is. Geen kaas gegeten van businessplannen maken? Dan bestaan daar handige templates voor, zoals die van Xerius Sociaal Verzekeringsfonds.

2. Kies een naam voor je bedrijf

Heb je een haalbaar businessplan opgesteld? Dan is het tijd om je kind een naam te geven. Ons stappenplan kan je hierbij helpen en je een hoop frustraties tijdens je zoektocht besparen. Let op, er is een verschil tussen de commerciële naam van je bedrijf of handelsnaam, en de administratieve naam. Beide kunnen dezelfde zijn, maar dat hoeft niet.

3. Laat je onderneming registreren

Elke onderneming moet zich laten registreren in de KBO, de Kruispuntbank van Ondernemingen. Daarin staan de basisgegevens van alle Belgische ondernemingen. Van zodra je onderneming officieel is ingeschreven, krijg je je eigen ondernemingsnummer, de “ID-kaart van je bedrijf”. Inschrijven doe je niet zelf, maar gebeurt door het ondernemingsloket. België telt momenteel acht erkende ondernemingsloketten, met ruim 150 kantoren verspreid over heel het land. Je kiest je ondernemingsloket zelf, los van waar je bedrijf gevestigd is.

4. Sluit je aan bij een sociaal verzekeringsfonds

Als ondernemer betaal je sociale bijdragen. Daarvoor moet je je aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Dat stort jouw bijdragen door aan de overheid. Elk kwartaal betaal je sociale bijdragen op basis van jouw geschatte omzet. Zo ben je als zelfstandige sociaal beschermd en heb je recht op gezinsbijslag, wettelijk pensioen, terugbetaling van medische kosten, en uitkeringen bij tegenslag. Ben je zelfstandige in bijberoep? Dan ben je sociaal beschermd via je statuut als werknemer. Met je sociale bijdragen als zelfstandige help je dan collega’s die het minder breed hebben. Het sociaal secretariaat checkt ook of je nog vergunningen nodig hebt, bijvoorbeeld als je in orde moet zijn met de voedselveiligheid of als je een omgevingsvergunning nodig hebt.

5. Activeer je btw-nummer

Je sociaal secretariaat geeft jouw activiteiten, rekeningnummer, verwachte omzet en btw-regeling - kies je voor btw-vrijstelling of niet? - door aan de btw-administratie. Zij vragen ook om jouw ondernemingsnummer te activeren. Dit kan je laten doen via jouw ondernemingsloket. Let op: je mag pas echt van start gaan eens je jouw btw-nummer hebt ontvangen.

6. Open een zichtrekening voor je zaak

Het is goed om naast je privébankrekening ook een businessrekening te openen. Zo krijg je een handig overzicht van alle inkomsten en uitgaven van je onderneming.

7. Breng je ziekenfonds op de hoogte

Geef mee dat jouw statuut wijzigt door een attest van jouw sociaal verzekeringsfonds voor te leggen. Zo zorg je dat je in orde bent met de verplichte ziekteverzekering. Wat betekent dat voor jou? Je ziekenfonds betaalt je medische kosten terug en je ontvangt een uitkering vanaf de tweede maand dat je arbeidsongeschikt bent.

8. Sluit (extra) verzekeringen af

Afhankelijk van jouw specifieke situatie, kan het interessant zijn om een of meerdere extra verzekeringen af te sluiten. Het lijkt misschien vroeg om al aan te denken, maar wil je graag meer van het leven genieten na je pensioen? Sluit dan een pensioenverzekering af. Je bouwt er extra sociale bescherming mee op. Neem je personeel in dienst? Dan sluit je best een arbeidsongevallenverzekering af. Zo bescherm je je medewerkers bij een ongeval. Check ook of je een hospitalisatieverzekering hebt. Voor sommige vrije beroepen is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verplicht, zoals voor advocaten, accountants, architecten, boekhoudkundigen en artsen. Hiermee dek je je in tegen onopzettelijke schade door een beroepsfout. Met een verzekering gewaarborgd inkomen kan je de eerste maand overbruggen waarop je nog geen recht hebt op een uitkering via je ziekenfonds. Er bestaan nog meer specifieke verzekeringen, afhankelijk van de sector waarin je werkt.

Heb je deze administratieve stappen doorlopen? Denk vooral niet dat alle werk achter de rug is, want nu begint je avontuur pas écht! Heb je bijvoorbeeld al aan je branding gedacht?