Politique de la vie privée

Généralités

En tant que gestionnaire des extensions de noms de domaine .be, .brussels et .vlaanderen, DNS Belgium accède directement et indirectement à un ensemble de données à caractère personnel. Dans ce cadre, DNS Belgium est le responsable du traitement (en anglais « data controller »). 

DNS Belgium traite ces données avec une extrême prudence et les exploite principalement dans le but de garantir les services que nous offrons aux titulaires et de gérer les noms de domaine. Nous avons aussi désigné un délégué à la protection des données (« data protection officer »). 

Nous récapitulons ci-dessous les données que nous traitons et les raisons pour lesquelles nous les traitons. Nous vous informons aussi de vos droits ainsi que des instances auxquelles vous pouvez adresser vos questions ou réclamations. 

Coordonnées

N'hésitez pas à prendre contact avec nous si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou vos droits.

Coordonnées du responsable du traitement

DNS Belgium vzw

Ubicenter, Philipssite 5, bus 13

3001 Leuven

privacy@dnsbelgium.be

Tél. +32 16 284970

Coordonnées du délégué à la protection des données

DNS Belgium vzw

A l'attention de Peter Vergote

Ubicenter, Philipssite 5, bus 13

3001 Leuven

dpo@dnsbelgium.be

De qui traitons-nous les données à caractère personnel ?

DNS Belgium traite les données des personnes suivantes :

  • Les titulaires d'un nom de domaine .be-, .brussels ou .vlaanderen ;
  • Les visiteurs du site internet www.dnsbelgium.be ou des autres sites internet de DNS Belgium ;
  • Les personnes qui font appel aux services de DNS Belgium ou entrent en contact avec DNS Belgium via un de nos canaux de communication ;
  • Les personnes qui agissent en tant que représentants d'une partie avec qui DNS Belgium collabore.

Les données les titulaires de noms de domaine nous parviennent indirectement via l'agent d’enregistrement auprès de qui le nom de domaine est enregistré. Les données des autres personnes sont traitées directement par DNS Belgium.

Quelles sont les données des titulaires de noms de domaine que nous conservons ?

L'enregistrement d'un nom de domaine donne naissance à un contrat entre DNS Belgium et le titulaire du nom. Pour exécuter correctement ce contrat, nous traitons les données suivantes du titulaire d'un nom de domaine .be, .brussels ou .vlaanderen :

  • nom et prénom,
  • adresse, 
  • adresse e-mail, 
  • numéros de téléphone et de fax. 

Nous traitons ces données exclusivement pour les besoins de la gestion des trois zones de noms de domaine, sans aucune exploitation commerciale. 

DNS Belgium conserve les données pour une durée indéterminée. Les coordonnées qui n'ont jamais été associées à un nom de domaine effectivement enregistré sont cependant effacées automatiquement après 12 mois. Quant aux coordonnées associées à l'enregistrement effectif d'un nom de domaine, nous pouvons les effacer à la demande de l'intéressé si le nom de domaine a été annulé depuis plus de 10 ans.

Pourquoi traitons-nous les données ?

DNS Belgium a besoin de vos données pour vous informer des problèmes (techniques) qui peuvent frapper votre nom de domaine, ou lorsque les conditions générales de la gestion des noms de domaine .be changent.

Nous pouvons être amenés à partager les données avec des organismes publics dans le cadre d'obligations légales (par exemple enquête judiciaire). Nous devons transmettre des données aux représentants légaux de tiers qui revendiquent des droits sur un ou plusieurs noms de domaine spécifiques.

De même, en cas de litige, nous devons pouvoir communiquer les données aux instances compétentes pour trancher. Il s'agit du Cepani pour les noms de domaine .be et de l'OMPI (ainsi que d'autres organisations désignées par ICANN) pour les noms de domaine .brussels et .vlaanderen.

En principe, nous ne communiquons pas de données personnelles à des pays ou instances situés en dehors de l'EEE (Espace économique européen)  Si DNS Belgium reçoit néanmoins une demande dans ce sens, nous nous assurons que les garanties sont adéquates et nous en informons le titulaire de nom de domaine avant d'accéder à la demande. 

Quelles sont les données que nous conservons des visiteurs de nos sites internet, et pendant combien de temps ?

En ce qui concerne les utilisateurs/visiteurs du site www.dnsbelgium.be ou d'autres sites directement gérés par DNS Belgium, nous conservons les données suivantes : 

  • adresse IP 
  • cookies (informations concernant la visite du site : langue choisie, nombre de pages consultées, liens suivis, etc.). 

DNS Belgium traite ces données dans le but exclusif d'améliorer l'utilisation des sites internet et le service. Ces données ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale.

Dans le cas des formulaires à compléter en ligne, nous traitons certaines données pour prévenir les abus (spam, fausses déclarations, etc.). Nous traitons dans ce cas :

  • nom et prénom
  • adresse
  • adresse e-mail
  • numéro de téléphone

Les données traitées suite à la visite d'un site internet sont conservées pendant 1 an puis effacées automatiquement. 

Quant aux données que nous traitons dans le cadre des formulaires en ligne, nous les conservons pendant une durée indéterminée. Ces données sont enregistrées dans une application de Customer Relationship Management (CRM) (plus précisément celle de BPM Online, www.bpmonline.com) qui nous aide à optimiser notre service. 

Les données personnelles traitées peuvent être effacées manuellement à la demande de l'intéressé pourvu que plus de 12 mois se soient écoulés depuis le stockage des données.

Quelles données devons-nous transmettre et pourquoi ?

Nous pouvons être amenés à transmettre dans un pays étranger à l'Espace économique européen (EEE) les données traitées suite à la visite de nos sites internet. Dans un tel cas, les données sont anonymisées afin que l'instance destinataire ne soit pas en mesure d'identifier les personnes concernées. 

Les données traitées dans le cadre des formulaires en ligne ne sont pas communiquées à des pays ou instances situés hors de l'EEE.

Quelles données conservons-nous des personnes qui font appel à nos services ?

Pour les personnes qui font appel aux services de DNS Belgium ou entrent autrement en contact avec DNS Belgium, nous conservons les données suivantes : 

  • nom et prénom
  • adresse e-mail
  • numéro de téléphone

DNS Belgium traite ces données dans le but exclusif d'améliorer le service et d'apporter une réponse plus ciblée aux besoins des personnes qui font appel à nos services. Ces données ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale.

Leur traitement ne signifie pas que nous les transmettons à des pays ou instances situés en dehors de l'EEE (Espace économique européen)  

Les données (hormis celles des contacts purement téléphoniques) sont conservées pendant une durée indéterminée dans une application de Customer Relationship Management (CRM), (plus précisément celle de BPM Online, www.bpmonline.com) qui nous aide à optimiser notre service. 

Les données personnelles traitées peuvent être effacées manuellement à la demande de l'intéressé pourvu que plus de 12 mois se soient écoulés depuis le stockage des données.

Quelles données conservons-nous des personnes avec qui nous collaborons ?

Pour les personnes qui agissent en tant que représentants d'une partie avec qui DNS Belgium entretient une collaboration professionnelle dans un cadre contractuel ou autrement, nous conservons : 

  • nom et prénom
  • adresse e-mail
  • numéro de téléphone

Nous traitons ces données dans le but exclusif de faciliter au maximum la collaboration avec les personnes concernées. Ces données ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale.  Leur traitement ne signifie pas que nous les transmettons à des pays ou instances situés en dehors de l'EEE (Espace économique européen)  

DNS Belgium conserve les données traitées pendant une durée indéterminée. Les données sont enregistrées dans une application de Customer Relationship Management (CRM) pour optimiser la collaboration avec les partenaires professionnels contractuels et autres. 

Les données personnelles traitées peuvent être effacées manuellement à la demande de l'intéressé pourvu que plus de 12 mois se soient écoulés depuis la fin de la collaboration professionnelle ou dès que la personne concernée n'est plus liée à l'organisation avec laquelle DNS Belgium collabore.

Quels sont vos droits ?

Afin de clarifier la nouvelle réglementation sur la protection de la confidentialité, voici un aperçu de vos droits. 

Droit de consulter les données traitées par DNS Belgium

Précisons s'il le fallait encore que vous avez toujours le droit de nous demander quelles données nous traitons à votre propos, pour quelle raison, à qui nous les transmettons et combien de temps nous les conservons.

Pour répondre adéquatement à votre question, nous aurons peut-être besoin de données d'identification spécifiques.

Droit de rectifier les données traitées par DNS Belgium  

Il est dans l'intérêt de toutes les parties (vous et nous) de ne traiter que des données correctes. Si vous constatez que certaines données sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez toujours nous en informer. Nous veillerons à (faire) compléter ou rectifier les données dans les délais les plus brefs.

Une remarque à propos des titulaires de noms de domaine .be/.brussels/.vlaanderen : nous ne contrôlons pas les données directement, mais à partir des éléments fournis par l'agent qui gère votre nom de domaine.

En tant que titulaire, vous êtes tenu de communiquer à l'agent qui gère votre nom de domaine les changements qui interviennent dans vos données personnelles. L'agent adaptera les données pour vous et veillera à la mise à jour de la base de données de DNS Belgium. Si vous ne faites pas actualiser vos données, vous risquez de ne pas pouvoir être contacté (par exemple à l'occasion de la facture annuelle de renouvellement). Il se peut même que votre nom de domaine soit supprimé involontairement. 

Droit à l'effacement des données personnelles/droit à l'oubli

DNS Belgium est seul à pouvoir fournir l'historique d'un nom de domaine. À cet effet, nous souhaitons conserver intacte la trace de tous les événements relatifs à votre nom de domaine. Cela dit, DNS Belgium prendra en considération toute demande d'exercice du droit à l'oubli et en évaluera la faisabilité.  Notre politique de protection de la vie privée précise combien de temps nous conservons les données. Il va de soi que DNS Belgium est disposé à effacer les données lorsqu'il est établi que : 

  1. le délai spécifié est passé 
  2. les données ne sont plus nécessaires vu les finalités du traitement.

Droit à la limitation du traitement

DNS Belgium s'efforce de limiter au minimum le traitement des données à caractère personnel.  Si vous estimez que nous devons limiter encore le traitement, n'hésitez pas à nous en faire part. Nous déterminerons dès que possible si les conditions de l'article 18 du RGPD sont remplies et si une limitation encore plus stricte se justifie ou non. 

Droit à la portabilité des données

Dans un esprit de simplification administrative, DNS Belgium peut fournir aux titulaires de nom de domaine (surtout .be/.brussels/.vlaanderen) des données qui peuvent être utiles dans le cadre du transfert à d'autres instances.

Soulignons que les titulaires de noms peuvent télécharger un certificat récapitulant leurs données.  Allez à la page d’accueil et tapez votre nom de domaine sous « consulter les données ».

Droit d'opposition au traitement des données

DNS Belgium s'efforce de limiter au minimum le traitement des données à caractère personnel. Cependant, si vous pensez avoir des raisons de vous opposer au traitement, vous pouvez toujours le signaler à DNS Belgium.

Le délégué à la protection des données examinera votre situation spécifique à la lumière de l'article 21 du RGPD et jugera si votre objection est fondée ou non. Si le délégué à la protection des données émet un avis positif, DNS Belgium cessera immédiatement de traiter vos données. 

Décision individuelle automatisée/profilage

DNS Belgium ne prend pas de décisions basées sur un traitement automatisé ou sur le profilage.

Déposer une plainte auprès des autorités compétentes

Si vous estimez que vos droits ont été violés ou que DNS Belgium ne protège pas vos droits comme il se doit, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l'autorité publique chargée de la protection de vos données personnelles (Autorité de protection des données ou APD). 

En principe, vous devez vous adresser à l'instance de l'État membre de l'UE dans lequel vous résidez. Pour la Belgique : 

Commission de protection de la vie privée 

Rue de la Presse 35 

1000 Bruxelles 

Tél. +32 2 2744800, 

www.privacycommission.be    

Naturellement, nous vous saurions gré de commencer par prendre contact avec nous pour savoir s'il est possible de trouver une solution au problème que vous rencontrez.   

Vous trouverez l'exposé complet et détaillé de vos droits aux articles 15-22 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour accéder au texte : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=NL

Autres communications

Consulter les données des titulaires de nom de domaine 

Le site internet de DNS Belgium www.dnsbelgium.be propose une fonction de recherche qui permet de consulter les coordonnées d'un titulaire de nom de domaine en introduisant ce nom. DNS Belgium tient à souligner que cette fonction a été adaptée de manière à protéger au mieux la confidentialité des titulaires.

D'abord, une distinction est faite entre les enregistrements de noms de domaine au nom de particuliers et au nom de personnes morales.

En ce qui concerne les enregistrements au nom de particuliers, les données du titulaire sont entièrement masquées ; elles ne peuvent être consultées via une recherche ordinaire. Il en va de même des éventuels contacts « onsite » et « tech » associés au nom de domaine lorsqu'il s'agit d'un particulier. Pour les contacts de l'agent compétent, nous n'affichons plus le nom des contacts physiques mais seulement les coordonnées de l'entreprise.

Quant aux enregistrements de noms de domaine de personnes morales, les données du titulaire toujours affichées lors d'une recherche sauf s'il s'agit d'un contact physique. Pour les contacts « onsite » et « tech » et les contacts de l'agent, les modalités sont les mêmes pour les enregistrements de particuliers.

Accès aux données par les collaborateurs de DNS Belgium

Comme expliqué plus haut, les systèmes internes de DNS Belgium (p.ex. application CRM) contiennent parfois des données à caractère personnel. DNS Belgium a pris des mesures pour que ses collaborateurs puissent accéder à ces données personnelles seulement dans la mesure où ils en ont besoin pour accomplir leurs tâches respectives au sein de l'organisation. Nous prévenons ainsi une exposition inutile des données personnelles et nous réduisons le risque de fuites.

Mesures de sécurité techniques

Dans le cadre du dédoublement des composants critiques de ses systèmes de gestion, DNS Belgium fait appel à des services en cloud. En particulier, l'hébergement de la plate-forme d'enregistrement est confié aux services en cloud de AWS.

DNS Belgium a opté pour une configuration spécifique dans laquelle toutes les données hébergées par AWS sont chiffrées à l'aide des technologies cryptographiques les plus récentes. Dans le cas très improbable d'un incident grave auprès de AWS, avec pour effet d'ouvrir l'accès de certaines données à des personnes non autorisées, les données de DNS Belgium resteront illisibles grâce au cryptage. Ce dispositif réduit encore les risques de fuite.

Garantie de non-exploitation commerciale

Ne poursuivant pas d'objectif commercial, DNS Belgium ne soumettra pas vos données à une exploitation commerciale et ne les transmettra donc pas à des tiers. Pas même à nos partenaires commerciaux qui en font la demande explicite. Nous vous garantissons que vos données ne seront pas utilisées à des fins de marketing direct, d'e-mails commerciaux ou d'autres formes de prospection.

DNS Belgium ne transmet les données à des tiers que dans les cas suivants :

  • à la demande des autorités publiques (locales ou fédérales, judiciaires ou administratives) dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales ;
  • à la demande d'une instance de résolution des litiges dans le cadre de la procédure alternative (ADR) ;
  • à la demande d'un ayant droit après évaluation préalable par le service juridique de DNS Belgium (voir plus loin).

Même dans ces situations, cependant, nous nous demandons cas par cas si la communication des données est indispensable. 

DNS Belgium fait appel à des tiers pour certaines solutions techniques, par exemple AWS pour les services en cloud. Cela signifie que les données peuvent être entreposées ailleurs qu'au siège social de DNS Belgium. Comme expliqué plus haut, DNS Belgium prend les mesures nécessaires pour protéger adéquatement les données (notamment par cryptage) des accès illicites.

Consulter les coordonnées d'un titulaire de nom de domaine spécifique

Si le titulaire d'un nom de domaine .be/.brussels/.vlaanderen est un particulier, il n'est pas possible de consulter ses coordonnées à l'aide de l'outil de recherche de notre site. Pour y accéder, il faut compléter ce formulaire de demande et le soumettre au service juridique de DNS Belgium.

Sur le formulaire de demande, le demandeur doit :

  • exposer les motifs de demande et les étayer ;
  • déclarer qu'il s'engage à ne pas utiliser les données personnelles demandées à d'autres fins que celles qui figurent sur le formulaire (et/ou dans les documents joints) ;
  • inscrire son nom et son adresse complète (y compris adresse e-mail, numéro de téléphone et de fax, ainsi que le numéro d'entreprise s'il s'agit d'une personne morale).

Le service juridique de DNS Belgium examinera en détail chaque demande et l'évaluera à la lumière des critères imposés pour le traitement spécial des données. Si l'avis du service juridique est positif, les données demandées sont transmises au demandeur.