Privacy beleid

Algemeen

Als beheerder van de domeinnaamextensies .be, .brussels en .vlaanderen verkrijgt DNS Belgium rechtstreeks en onrechtstreeks een aantal persoonsgegevens. DNS Belgium is voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke (ook wel data controller genaamd). 

DNS Belgium springt uiterst voorzichtig om met die gegevens en verwerkt ze hoofdzakelijk om de diensten die we domeinnaamhouders bieden te garanderen en om domeinnamen te beheren. Daarnaast hebben we ook een data protection officer aangesteld die verantwoordelijk is voor de bescherming van de gegevens. 

Hierna lichten we toe welke gegevens we verwerken en waarom we dat doen. We willen je ook informeren over jouw rechten en waar je terecht kunt met vragen en/of klachten. 

Contactgegevens

Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens of over je rechten dan kan je steeds met ons contact opnemen.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

DNS Belgium vzw

Ubicenter, Philipssite 5, bus 13

3001 Leuven

privacy@dnsbelgium.be

Tel. +32 16 284970

Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming

DNS Belgium vzw

T.a.v. Peter Vergote

Ubicenter, Philipssite 5, bus 13

3001 Leuven

dpo@dnsbelgium.be

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

DNS Belgium verwerkt de gegevens van volgende personen:

  • Houders van een .be-, .brussels- of .vlaanderen-domeinnaam;
  • Bezoekers van de website www.dnsbelgium.be of andere websites van DNS Belgium;
  • Personen die een beroep doen op de diensten van DNS Belgium of via één van onze communicatiekanalen in contact komen met DNS Belgium;
  • Personen die optreden als vertegenwoordiger van een partij waarmee DNS Belgium samenwerkt.

De gegevens van de domeinnaamhouders komen onrechtstreeks in ons bezit via de registrar bij wie hij de domeinnaam liet registreren. De gegevens van de andere personen worden rechtstreeks door DNS Belgium verwerkt.

Welke gegevens bewaren we van domeinnaamhouders?

Door een domeinnaam te registreren, ontstaat een overeenkomst tussen DNS Belgium en de domeinnaamhouder. om die overeenkomst correct uit te voeren verwerken we van houders van .be-, .brussels- of .vlaanderen-domeinnamen:

  • naam en voornaam
  • adres, 
  • e-mailadres, 
  • telefoon- en faxnummer. 

Die gegevens verwerken we uitsluitend om de drie domeinnaamzones te kunnen beheren en we gaan die niet commercieel exploiteren. 

DNS Belgium bewaart de gegevens voor onbepaalde termijn. Contactgegevens die nooit gekoppeld zijn geweest aan een effectieve domeinnaamregistratie worden echter automatisch gewist na 12 maanden. Contactgegevens die wel gekoppeld zijn geweest aan een effectieve domeinnaamregistratie kunnen op verzoek van de betrokkene worden gewist als de domeinnaam sinds meer dan 10 jaar werd geannuleerd.

Waarom verwerken we gegevens?

DNS Belgium heeft je gegevens nodig om je in te lichten over (technische) problemen met je domeinnaam of wanneer de algemene voorwaarden voor het beheer van .be-domeinnamen wijzigen.

Het kan gebeuren dat wij gegevens moeten delen met overheidsinstellingen in het kader van wettelijke opdrachten (bv. gerechtelijk onderzoek). Aan juridische of wettelijke vertegenwoordigers van derde partijen die bepaalde rechten willen laten gelden op één of meerdere specifieke domeinnamen, moeten we de gegevens doorgeven.

Ook bij domeinnaamgeschillen moeten we gegevens kunnen doorgeven aan de instanties die zulke geschillen beslechten. Dat zijn Cepani voor .be-domeinnamen en WIPO (en andere organisaties die door ICANN zijn aangesteld) voor .brussels- en .vlaanderen-domeinnamen.

In principe geven we geen persoonsgegevens door aan landen of instanties buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien DNS Belgium daar toch een verzoek voor krijgt, zullen we zorgen dat er passende waarborgen bestaan en de domeinnaamhouder hiervan informeren vooraleer het verzoek in te willigen. 

Welke gegevens bewaren we van bezoekers van onze websites en hoelang?

Van gebruikers/bezoekers van de website www.dnsbelgium.be of andere websites onder direct beheer van DNS Belgium bewaren we volgende gegevens: 

  • IP-adres 
  • cookies (gegevens over het websitebezoek zoals taalvoorkeur, aantal bekeken pagina’s, welke links werden aangeklikt enz.)

DNS Belgium verwerkt deze gegevens uitsluitend om het gebruik van de websites en van de dienstverlening te verbeteren. We zullen die gegevens niet commercieel exploiteren.

Bij het gebruik van online invulformulieren verwerken we bepaalde gegevens om misbruiken tegen te gaan (spam, valse aangiftes, enz.). We verwerken dan:

  • naam en voornaam
  • adres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer

De gegevens die worden verwerkt naar aanleiding van websitesbezoek, bewaren we voor een periode van 1 jaar en daarna worden ze automatisch gewist. 

De gegevens die we verwerken bij het invullen van online formulieren, bewaren we voor onbepaalde tijd. Deze gegevens worden opgeslagen in een applicatie voor Customer Relationship Management (CRM) (meer bepaald deze van BPM Online, www.bpmonline.com) die ons toelaat om onze dienstverlening te optimaliseren. 

Verwerkte persoonsgegevens kunnen op aanvraag van de betrokkene manueel worden verwijderd indien er meer dan 12 maanden zijn verstreken sinds de opslag van deze gegevens.

Welke gegevens moeten we doorgeven en waarom?

Het kan gebeuren dat we de gegevens die worden verwerkt naar aanleiding van het bezoek van onze websites moeten doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We hebben ervoor gezorgd dat die gegevens dan worden geanonimiseerd zodat de instantie die de gegevens ontvangt, de betrokkenen onmogelijk kan identificeren. 

De gegevens die worden verwerkt bij het gebruik van online invulformulieren worden niet doorgegeven aan landen of instanties buiten de EER.

Welke gegevens bewaren we van wie een beroep doet op onze diensten?

Van wie een beroep doen op de dienstverlening van DNS Belgium of op andere wijze in contact komen met DNS Belgium, bewaren we volgende gegevens: 

  • naam en voornaam
  • e-mailadres
  • telefoonnummer

Die gegevens verwerkt DNS Belgium uitsluitend om de dienstverlening te kunnen verbeteren en gerichter in te kunnen spelen op de noden van de personen die onze diensten contacteren. We zullen die gegevens niet commercieel exploiteren.

De verwerking ervan betekent niet dat we ze doorgeven aan landen of instanties buiten de Europese Economische Ruimte (EER). 

De verwerkte gegevens bewaren we (niet bij louter telefonische contacten) voor onbepaalde tijd in een applicatie voor Customer Relationship Management (CRM), (meer bepaald deze van BPM Online, www.bpmonline.com) die ons toelaat om onze dienstverlening te optimaliseren. 

Verwerkte persoonsgegevens kunnen op aanvraag van de betrokkene manueel worden verwijderd indien er meer dan 12 maanden zijn verstreken sinds de opslag van de gegevens.

Welke gegevens bewaren we van personen met wie we samenwerken?

Van personen die optreden als vertegenwoordiger van een partij waarmee DNS Belgium professioneel samenwerkt op contractuele of andere wijze bewaren we 

  • naam en voornaam
  • e-mailadres
  • telefoonnummer

We verwerken die gegevens uitsluitend om de samenwerking met de betrokkenen zo vlot mogelijk te laten verlopen. We zullen die gegevens niet commercieel exploiteren. 

De verwerking ervan betekent niet dat we ze doorgeven aan landen of instanties buiten de Europese Economische Ruimte (EER). 

De verwerkte gegevens worden door DNS Belgium voor onbepaalde tijd bijgehouden. Deze gegevens worden opgeslagen in een Customer Relationship Management (CRM) om de samenwerking met contractuele en andere professionele partners te optimaliseren. 

Verwerkte persoonsgegevens kunnen op aanvraag van de betrokkene manueel worden verwijderd indien er meer dan 12 maanden zijn verstreken sinds de beëindiging van de professionele samenwerking of van zodra de betrokkene niet langer verbonden is met de organisatie waarmee DNS Belgium samenwerkt.

Wat zijn je rechten?

Om de nieuwe regelgeving inzake de bescherming van je privacy bevattelijk te maken, geven we je hieronder graag een overzicht van je rechten. 

Recht op inzage van de gegevens die DNS Belgium verwerkt

Als dit niet voldoende zou blijken uit dit privacybeleid mag je ons steeds vragen welke gegevens we van jou verwerken, waarom we dit doen, aan wie we ze doorgeven en hoelang we ze bijhouden. Om je vraag adequaat te beantwoorden, hebben we mogelijk specifieke identiteitsgegevens van jou nodig.

Recht op correctie van de gegevens die DNS Belgium verwerkt  

Uiteraard is het in ons beider belang dat we enkel correcte gegevens verwerken. Wanneer je vaststelt dat bepaalde gegevens niet correct of onvolledig zijn, mag je ons hiervan steeds inlichten. Wij zullen zo snel mogelijk je gegevens (laten) aanvullen of corrigeren.

Voor .be-/.brussels-/.vlaanderen-domeinnaamhouders geldt een bijzondere opmerking omdat wij deze gegevens niet rechtstreeks controleren maar enkel verwerken op basis van de input van de registrar die je domeinnaam beheert.

Als domeinnaamhouder moet je wijzigingen van je persoonsgegevens melden aan de registrar die je domeinnaam op dat ogenblik beheert. Die zal de gegevens voor jou aanpassen en ervoor zorgen dat deze wijzigingen ook opgenomen worden in de database van DNS Belgium. Als je je gegevens niet laat aanpassen, loop je het risico dat deze je niet kan contacteren (bijvoorbeeld om de jaarlijkse vernieuwingsfactuur te versturen) en je domeinnaam misschien ongewild geschrapt wordt. 

Recht op gegevenswissing/vergetelheid (right to be forgotten)

DNS Belgium is de enige die een overzicht kan bieden van de levensloop van een domeinnaam. In dat opzicht willen we graag de historiek met betrekking tot de registratie van een domeinnaam intact houden.

Dit neemt uiteraard niet weg dat DNS Belgium elk verzoek tot uitoefening van het recht op vergetelheid in overweging zal nemen en evalueren op haalbaarheid.  In ons privacybeleid vermelden we hoelang we bepaalde gegevens bijhouden. Uiteraard is DNS Belgium bereid om gegevens te wissen wanneer vaststaat dat 

  1. de vermelde tijdsperiode is verstreken 
  2. de gegevens niet langer nodig zijn voor de beoogde verwerkingsdoeleinden.

Recht op beperking van de verwerking

DNS Belgium zet zich in om de verwerking van persoonsgegevens tot een minimum te beperken. 

Wanneer je vindt dat de verwerking door ons verder beperkt moet worden, kan je dat altijd melden. Wij zullen dan zo snel mogelijk onderzoeken of de voorwaarden van artikel 18 AVG al dan niet vervuld zijn en of een verdere beperking is aangewezen of niet. 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

DNS Belgium helpt graag mee aan administratieve vereenvoudiging en kan vooral aan de houders van een .be-/.brussels-/.vlaanderen-domeinnaam gegevens bezorgen die nuttig kunnen zijn in het kader van overdracht aan andere instanties.

We verwijzen graag naar de mogelijkheid voor onze .be-domeinnaamhouders om een bewijs  te downloaden met overzicht van de houdergegevens. Ga daarvoor naar onze homepagina en tik je domeinnaam in onder “gegevens bekijken”.

Recht op bezwaar tegen gegevensverwerking

DNS Belgium zet zich in om de verwerking van persoonsgegevens tot een minimum te beperken. Als je desondanks meent bezwaar te kunnen maken tegen de verwerking van je gegevens, kan je dat steeds melden aan DNS Belgium.

De functionaris voor gegevensbescherming zal je specifieke situatie onderzoeken in het licht van de bepalingen van artikel 21 AVG en oordelen of je bezwaar tegen de verwerking al dan niet gerechtvaardigd is. Als de functionaris voor gegevensbescherming je verzoek positief evalueert, zal DNS Belgium onmiddellijk de verdere verwerking van je gegevens staken. 

Geautomatiseerde individuele besluitvorming/profilering

DNS Belgium neemt geen besluiten gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

Klacht neerleggen bij de bevoegde autoriteiten

Als je van mening bent dat je rechten worden geschonden of dat DNS Belgium faalt in de bescherming van jouw rechten dan staat het je steeds vrij om klacht neer te leggen bij de bevoegde overheidsinstelling die instaat voor de bescherming van je persoonsgegevens (Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA). 

In principe moet je dan klacht indienen bij de instelling van de EU-lidstaat waarin je verblijft. Voor België is dat: 

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, 

Drukpersstraat 35, 

1000 Brussel, 

Tel. +32 2 2744800, 

www.privacycommission.be

We zouden het uiteraard op prijs stellen als je eerst contact opneemt met ons om te zien of er een oplossing kan worden geboden voor het probleem dat je hebt ondervonden.   

Het volledig en gedetailleerd overzicht van de rechten waarover je beschikt ligt vervat in de artikelen 15-22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Bijkomende mededelingen

Gegevens van domeinnaamhouders opvragen 

DNS Belgium biedt op haar website www.dnsbelgium.be een opzoekfunctie aan waarbij de contactgegevens van een domeinnaamhouder kunnen worden opgevraagd door het ingeven van de specifieke domeinnaam.

DNS Belgium houdt eraan om te bevestigen dat die functie werd aangepast om de privacy van domeinnaamhouders maximaal te beschermen.

Vooreerst wordt onderscheid gemaakt tussen domeinnaamregistraties op naam van particuliere personen en door rechtspersonen.

Voor domeinnaamregistraties op naam van particuliere personen geldt dat de gegevens van de domeinnaamhouder volledig afgeschermd zijn en dus niet via een gewone opzoeking geconsulteerd kunnen worden. Hetzelfde geldt voor eventuele ‘onsite’ en ‘tech’-contacten die aan dergelijke domeinnamen zouden gekoppeld zijn, wanneer het ook hier gaat om een particuliere persoon. Voor gekoppelde contacten van de beherende registrar geldt dat we de naam van fysieke contactpersonen niet meer tonen maar wel de contactgegevens van de onderneming.

Voor domeinnaamregistraties op naam van rechtspersonen geldt dat de gegevens van de domeinnaamhouder steeds worden getoond bij een opzoeking, behalve wanneer het gaat over een fysieke contactpersoon. Voor gekoppelde ‘onsite’ en ‘tech’-contacten en registrar-contacten geldt hetzelfde als wat hoger werd vermeld voor particuliere domeinnaamregistraties.

Toegang tot gegevens voor medewerkers van DNS Belgium

Zoals hoger werd beschreven, bevatten de interne systemen van DNS Belgium (bv. CRM-applicatie) soms persoonsgegevens. DNS Belgium heeft maatregelen getroffen die ervoor zorgen dat haar medewerkers enkel toegang hebben tot persoonsgegevens wanneer dit vereist is voor de uitvoering van hun respectieve taken binnen de organisatie. Zo voorkomen we onnodige blootstelling van persoonsgegevens en wordt het risico op datalekken verder verkleind.

Technische beveiligingsmaatregelen

In het kader van de ontdubbeling van kritieke componenten van haar beheersystemen maakt DNS Belgium gebruik van clouddiensten. Zo doen we voor de hosting van het registratieplatform een beroep op de clouddiensten van AWS.

DNS Belgium heeft voor een specifieke setup gekozen waarbij alle gegevens die bij AWS gehost zijn, geëncrypteerd worden op basis van de meest recente cryptografische technologieën. In het – weliswaar zeer onwaarschijnlijke – scenario van een ernstig incident bij AWS waarbij toegang tot bepaalde data voor onbevoegden mogelijk zou worden, zijn de gegevens van DNS Belgium nog steeds niet leesbaar dankzij de toegepaste encryptie. Uiteraard leidt dit ook weer tot een verdere verkleining van het risico op datalekken.

Garanties op niet-commercieel gebruik van je gegevens

DNS Belgium is geen commerciële entiteit en zal je gegevens niet commercieel exploiteren en dus niet doorgeven aan derden. Zelfs niet aan onze handelspartners, wanneer ze hier expliciet om vragen. Je krijgt van ons dus de garantie dat je gegevens niet zullen worden gebruikt voor direct marketing, commerciële e-mails of andere vormen van prospectie.

DNS Belgium geeft de gegevens enkel door aan derden in de volgende gevallen:

  • op verzoek van een overheidsinstantie (lokaal of federaal, gerechtelijk of administratief) in het kader van de uitvoering van hun wettelijke opdrachten;
  • op aanvraag van een geschillenbeslechtingsinstelling in het kader van een alternatieve geschilprocedure (ADR);
  • op verzoek van een belanghebbende en na voorafgaande evaluatie door de juridische dienst van DNS Belgium (zie verder).

Maar zelfs in die situaties bekijken we geval per geval of het doorgeven van gegevens noodzakelijk is. 

DNS Belgium doet een beroep op derden voor bepaalde technische oplossingen zoals bv. AWS voor clouddiensten. Dit betekent dat gegevens kunnen worden opgeslagen op andere locaties dan de maatschappelijke zetel van DNS Belgium. Zoals hierboven reeds uitgelegd, neemt DNS Belgium in dergelijke gevallen de nodige voorzorgen zodat de gegevens afdoende worden beschermd (onder meer door encryptie) om ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Contactgegevens van een specifieke domeinnaamhouder opvragen

Als de houder van een .be-/.brussels-/.vlaanderen-domeinnaam een particuliere persoon is, kunnen zijn contactgegevens niet geraadpleegd worden via de opzoekingstool op onze site. Wie deze gegevens toch wil opvragen, kan dit aanvraagformulier invullen en overmaken aan de juridische dienst van DNS Belgium.

Op dit aanvraagformulier moet de verzoeker:

  • de legitieme redenen voor zijn verzoek vermelden en onderbouwen;
  • een verklaring van afstand aanvaarden, waarin hij zich ertoe verbindt de gevraagde persoonlijke gegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken dan hetgeen vermeldt wordt in het aanvraagformulier (en/of opgegeven in de bijgevoegde documenten);
  • zijn volledige naam en adres bekendmaken (inclusief e-mailadres, telefoon- en faxnummer, en indien het om een rechtspersoon gaat, het ondernemingsnummer).

De juridische dienst van DNS Belgium zal elke aanvraag grondig onderzoeken en evalueren in het licht van de vereisten voor deze bijzondere verwerking van gegevens. Bij positieve evaluatie worden de opgevraagde gegevens doorgegeven aan de verzoeker.